会社の書類って毎年ドンドン増えていきますよね。一体どのような書類をいつまで保存しておく必要があるのでしょうか？今回は税法で決められたルールについて税理士がポイントを解説します。

会社の帳簿や書類などの保存期間と保存方法

会社の帳簿や書類はいつまで保存しなければならない？

法人は、法人税法の規定で、帳簿書類をその事業年度の確定申告書の提出期限から７年間保存することが義務づけられています。ただし、欠損金の繰越控除制度を利用する場合には、欠損金が生じた事業年度の帳簿書類の保存が適用要件とされていますので、最大９年間（平成29年４月１日以後に開始する事業年度において生ずる欠損金額の繰越期間は10年）にわたって帳簿書類を保存しなければなりません。

帳簿と書類という言葉がでてきましたが、これらは次のようなものが該当します。

帳簿書類はどのようにして保存すればいい？

(1) 原則的な保存方法

帳簿書類の保存方法は、紙による保存が原則となります。
電子計算機で作成した帳簿書類についても、原則としてアウトプットした紙により保存する必要があります。ただし、保存期間の最後の2年間（6年目及び7年目）の帳簿書類（一定の書類は最後の4年間）は、一定の要件の下にマイクロフィルムにより保存することができます。

(2) 電子データによる保存方法

電子データで作成する帳簿書類で一定の要件を満たすものは、サーバやDVD・CD等に記録した電子データのままで保存することができます。この場合には、備付けを開始する日の３月前の日までに所轄税務署長に対して申請書を提出し、承認を受けることが必要です。

(3) 一定の書類のスキャナ読取りの電子データの保存方法

保存すべき書類のうち、一定の書類（帳簿は不可）については、真実性・可視性を確保するための一定の措置を講じた上で、スキャナ読取りの電子データによる保存を行うことができます。なお、スキャナ保存する３ヶ月前の日までに所轄税務署長に対して申請書を提出し、承認を受けることが必要です。

(4) 電子計算機出力マイクロフィルム（COM）による保存

最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する帳簿書類については、一定の要件の下で、その電子データの電子計算機出力マイクロフィルム（COM）により保存することができます。この場合には、保存を行おうとする日の３月前の日までに所轄税務署長に対して申請書を提出して承認を受けることが必要です。

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電子取引をした場合の電子データの保存方法

法人が、電子取引をした場合には、原則としてその電子データをその事業年度の確定申告書の提出期限から7年間保存する必要があります。ただし、その電子データを出力した紙によって保存しているときには、電子データを保存する必要はありません。なお、この場合は、税務署長の承認は必要ありません。

まとめ

会社の帳簿や書類の保存について税法で定められたルールを解説しました。原則として7年間はこれらを残しておく必要があります。ただし、すべてを会社内で保管しておく必要はなく、外部倉庫などを活用しても問題ありません。また、スキャナ保存なども使いやすくなっていますので、利用を検討してみてはどうでしょうか？