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2023年（令和5年）度税制改正で、電子帳簿保存制度関係では、優良な電子帳簿の対象帳簿の範囲の合理化・明確化、スキャナ保存制度の要件の緩和、電子取引データの保存制度の猶予措置の創設の3つの改正が行われています。今回は、電子帳簿保存制度関係の改正について解説します。

優良な電子帳簿の対象帳簿の範囲の合理化・明確化

会計ソフトを使うなどして自身で最初から一貫してパソコンで作成している帳簿や書類で、モニターや説明書等を備え付けるなどの要件を満たしているときは、印刷せずに電子データのまま保存することができます（電子帳簿保存）。

さらに、その帳簿が「優良な電子帳簿」の要件を満たしている場合で、事前に税務署への届出をしているときは、税務調査等で、その電子帳簿に関連する過少申告が判明した場合の過少申告加算税が５％軽減されるという特典が設けられています。

「優良な電子帳簿」は、「モニター・説明書等を備え付ける」などの電子帳簿として保存するための要件に加えて、① 訂正削除履歴の保存、 ② 帳簿間の相互関連性 ③ 日付・金額・相手方による検索機能、という3つの要件を満たしている必要があります。

この優良な電子帳簿の対象帳簿の範囲の合理化・明確化が行われ、次のようになります。

改正前	改正後
・仕訳帳・総勘定元帳・その他必要な帳簿	・仕訳帳・総勘定元帳・その他必要な帳簿（下記の対象となる帳簿の具体例に記載のもの）

＜対象となる帳簿の具体例＞
・売上帳、仕入帳、経費帳（賃金台帳を除く。）、売掛帳、買掛帳
（注）所得税の場合は、賃金台帳も対象
・受取手形記入帳、支払手形記入帳、貸付帳、借入帳、有価証券受払い簿
・固定資産台帳、繰延資産台帳　等

この改正は2024年（令和6年）1月1日以後に法定申告期限等が到来する国税について適用されます。

スキャナ保存制度の要件の緩和

スキャナ保存制度とは、紙で受領した書類や作成した帳簿をスキャンして、スキャンしたデータを保存する方法のことをいいます。この場合も要件が定められていますが、改正により次のような要件の緩和が行われます。

＜改正の内容＞

①記録事項の入力者等の情報を確認できるようにしておくことの要件が不要となります。
②スキャナの読み取り情報（解像度・階調・大きさ）の保存の要件が不要となります。
③帳簿との相互関連性を求める書類が重要書類（資金や物の移動に直結・連動する書類（契約書、領収書、請求書等））に限定されます。

改正前後のスキャナ保存制度の要件は次のようになります。

	改正前	改正後
解像度・カラー・階調情報・大きさ情報の要件	○	－
タイプスタンプの付与	○	○
入力期間の制限	○	○
入力者等情報の確認	○	－
バージョン管理	○	○
帳簿との相互関連性の保持	○	△ （重要書類のみ）
見読可能装置・システム関係書類等の備付け／整然・明瞭出力	○	○
検索機能の確保	○	○

この改正は2024年（令和6年）1月1日以後に保存される国税関係書類から適用されます。

電子取引データの保存制度の猶予措置の創設

見積書、契約書、請求書などの書類をメールなどで電子データで受け取った場合には、電子取引データの保存の要件を満たした上で、保存しておくことが必要です（電子取引データ保存）。

電子取引データ保存の原則的なルール

電子取引データは、原則として、次の4つの要件を満たした上で保存する必要があります。

＜電子取引データ保存の要件（原則）＞

①タイムスタンプ付与、履歴が残るシステムでの授受・保存、改ざん防⽌のための事務処理規程を定めて守るなどの方法でデータ改ざん防止のための措置をとる。
②「⽇付・⾦額・取引先」で検索できるようにする。
③ディスプレイやプリンタを備え付け、いつでもデータを確認できる。
④システムのマニュアル、手順書などを備え付けている。

ただし、準備が間に合わない会社も多かったため、2022年（令和4年）税制改正で次のような宥恕措置（経過措置）が設けられました。

＜2023年（令和5年）12月31日までの宥恕措置（経過措置）＞

2023年（令和5）年 12 月 31 日までに⾏う、電子取引については、保存すべき電子データをプリントアウトして保存し、税務調査等の際に提示・提出できるようにしておくことが認められる。

この宥恕措置により、2023年（令和5）年 12 月 31 日までは、事実上、データをプリントアウトして保存しておけば、特に問題ありませんでした。この宥恕措置は期限をもって廃止されますが、その代わりに次のような期間制限のない猶予措置が設けられることとなりました。

＜2023年（令和5年度）税制改正で新設された猶予措置～2024年（令和6年）1月1日以後適用～＞

次の3つの猶予措置の要件を満たす場合には、原則的な保存方法によらず、電子取引データの保存することが認められます。

①電子取引データ保存の要件（原則）で保存できないことについて相当の理由がある（事前手続は不要）
②税務調査等の際に電子取引データの「ダウンロードの求め」に応じることができる
③税務調査等の際にプリントアウトした書面の提示・提出の求めに応じることができる

さらに検索機能確保の要件を不要とする措置について次の改正が行われています。

従来から小規模事業者については電子取引データ保存の4つの要件のうち、税務調査等の際に電子取引データの「ダウンロードの求め」に応じることができる場合には、検索機能確保の要件は不要とされています。

この対象となる検索機能確保の要件を不要とする措置の対象者が拡大されました。

改正前

基準期間(２課税年度前)の売上高が1,000 万円以下の事業者

改正後

次のいずれかの要件を満たす事業者

・基準期間(２課税年度前)の売上高が5,000 万円以下の事業者

・電子取引データをプリントアウトした書面を、取引年月日、取引先ごとに整理された状態で提示･提出することができるようにしている事業者

プリントアウトして、取引年月日、取引先ごとに整理している場合は、規模にかかわらず、検索要件確保の要件は不要となります。

まとめ

2023年（令和5年）度税制改正による電子帳簿保存制度関係の改正について解説しました。時に電子取引データ保存の経過措置の適用期限到来後はどうなるか気にされている方も多かったのではないでしょうか。猶予措置の創設によりプリントアウト＋データの保存で対応することができるようになりました。これ措置を使えば対応しやすいのではないでしょうか。今後も電子帳簿保存制度については見直しが行われていくと思われますので、引き続き確認していく必要があるでしょう。

2023年（令和5年）度税制改正の全体像を知りたい方はこちらの記事も参考にしてください。

（関連記事）2023年（令和5年）度税制改正のポイント

会計・税務

電子帳簿保存法とは？（2）　2021年改正後の電子帳簿等保存をわかりやすく解説

2021年9月19日 minna-admin

電子帳簿保存法は2021年度税制改正により要件が大幅に緩和され、より使いやすいものとなりました。今回は、帳簿や書類を電子データで保存する「電子帳簿等保存」について税理士がわかりやすく解説します。

そもそも電子帳簿保存法とは？

「帳簿」（総勘定元帳、仕訳帳など）や「書類」（請求書、領収書など）といった国税関係書類は紙で保存することが原則とされていますが、一定の要件の下に電子データで保存することが認められています。この電子データで保存するときのルールを定めているのが電子帳簿保存法です。

保存の仕方には次の３つのパターンがあります。
・電子帳簿等保存
・スキャナ保存
・電子取引

今回、解説するのはこのうち「電子帳簿等保存」についてです。

電子帳簿等保存とは？電子帳簿等保存の対象は？

「電子帳簿等保存」とは、PC等で作成した帳簿や書類をそのまま電子データで保存する方法です。手書きで作成している場合などはこの電子帳簿等保存をすることはできません。

電子帳簿等保存が可能なものは次のとおりです。

帳簿	総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などの帳簿
書類	棚卸表、貸借対照表、損益計算書などの書類
書類	自身が作成した注文書、契約書、領収書などの書類

電子帳簿等保存の要件

電子帳簿等保存の要件は電子データで保存するものが「帳簿」なのか『書類」なのかによって異なります。

「帳簿」を電子データで保存するときの要件

パソコンを使用して一から作成する帳簿は、要件を満たした場合に、電子データで保存することが認められています。

2021年税制改正によって、電子帳簿は、『一般電子帳簿』と『優良な電子帳簿』に区分され、それぞれ異なる要件が設けられました。電子帳簿等保存をするだけであれば一般電子帳簿の要件を満たしていれば十分ですが、優良な電子帳簿の要件を満たすと優遇制度（インセンティブ）を受けることができます。

＜一般電子帳簿＞

一般電子帳簿に求められる要件は次のとおりです。

①システム概要書等の備付け
システム概要書、仕様書、説明書、事務処理マニュアル等のシステム関係書類を備え付けておく必要があります。オンラインマニュアルやオンラインヘルプ機能でも認められます。

②見読可能装置の備付け
パソコン、ディスプレイ、プリンタ等と操作マニュアルを備え置き、帳簿等が速やかに閲覧・出力できるようにしておく必要があります。なお、ディスプレイやプリンタ等の性能、設置台数は特に決められていません。

③ダウンロードの求めに応じること
税務調査が行われる際に、調査官からデータの閲覧またはダウンロードの要求があった場合は、これに応じることにできるようにしておかなければなりません。

一般電子帳簿による場合、税務署への事前承認申請は必要なくなりました。

＜優良な電子帳簿＞

優良な電子帳簿には、一般電子帳簿の要件に加えて、次の要件が求められます。

④訂正・削除の履歴の確保
訂正や削除を行った場合、システムでその事実及び内容が確認できるようにしておく必要があります。

⑤通常の業務処理期間経過後の入力の事実の確認
システムへの入力を通常の業務処理期間の経過後に行った場合には、システムでその事実が確認できるようにしておかなければなりません。

通常の業務処理期間というのは、各社の事務処理規程等に定められている業務サイクルとしての入力を行う日次、週次、月次といったの期間のことをいいます。なお、最長２か月までの業務サイクルであれば、通常の期間として取り扱うこととされています。

⑥相互関連性の要件
帳簿の記録事項と関連する他の帳簿との間に相互にその関連性が確認できることが必要です。

⑦検索の要件
次の３つの検索機能を備えておかなければなりません。なお、データのダウンロードに応じることができるようにしている場合には、イの要件のみで足ります。

イ　取引年月日、取引金額、取引先の記録項目で検索できること
ロ　日付または金額により、範囲を指定した検索ができること
ハ　２以上の任意の記録項目を組み合わせて検索できること

これらの要件を満たした上で、届出書を提出した場合に優良電子帳簿として取り扱われます。

この優良電子帳簿による場合は、次のような優遇措置が設けられています。
①個人事業者の場合、青色申告特別控除の金額が55万円から65万円に拡大されます。

②修正申告等があった場合の過少申告加算税が5％軽減されます。

「書類」を電子データで保存するときの要件

パソコンを使用して一から作成する書類は、要件を満たした場合に、電子データで保存することが認められています。

書類を電子データで保存する場合には、次のような要件を満たす必要があります。

③ダウンロードの求めに応じること
税務調査が行われる際に、調査官からデータの閲覧またはダウンロードの要求があった場合は、これに応じることにできるようにしておかなければなりません。なお、一定の検索機能を確保している場合は、データ提供に応じなくてもよいこととされています。

なお、書類を電子保存する場合、税務署への事前承認申請は必要なくなりました。

電子帳簿等保存のその他の注意点など

市販の会計ソフトを使っている場合

一般電子帳簿の要件を満たせば市販の会計ソフトを利用している場合でも電子データでの保存は可能です。2021年度税制改正で、一般電子帳簿の要件は大幅に緩和されましたから、多くの市販の会計ソフトでこの要件を満たすことになるでしょう。

また、優良な電子帳簿の要件を満たしているときは、税務署長への届出をすることにより、優遇措置を受けることができます。ＪＩＩＭＡ（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会の認証マークが印字されているものは、ＪＩＩＭＡより優良な電子帳簿の要件を満たすことの確認を受けています。

バックアップデータの保存は必要？

バックアップデータの保存は、電子帳簿等保存の要件とはされていません。しかし、データが損傷した場合は要件を満たさないこととなるため、バックアップデータは保存しておいた方がよいでしょう。

まとめ

今回は電子帳簿等保存について解説しました。2021年度税制改正で要件の緩和が行われ、大幅に使いやすいものになっています。用語がわかりにくいのですが、一つ一つ整理して、要件を確認した上で活用を検討してみてはどうでしょうか？

会計・税務

電子帳簿保存法とは？（1）概要やメリット・デメリットをわかりやすく解説

2021年9月13日 minna-admin

電子帳簿保存法のことはご存じですか？税金に関する書類は、印刷して紙で保管することが原則ですが、この電子帳簿保存法が定めるルールを満たしている場合には、電子データで保存することが認められています。今回は、電子帳簿保存法の概要やメリット・デメリット、注意点をわかりやすく解説します。

電子帳簿保存法とは？概要やメリット・デメリット

電子帳簿保存法の概要

電子データは比較的容易に改ざんができてしまいます。そのため、改ざんなどを防ぐためのルールが設けられているのです。

なお、税制改正によって、要件は緩和されていっており、年々使いやすいものになってきています。

電子帳簿保存法の対象

電子帳簿保存法の対象は次の帳簿書類です。

帳簿	総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳など
書類	棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書など

電子データで保存する方法

電子帳簿保存法で認められている電子データの保存方法は次のとおりです。

①電子帳簿等保存

PC等で作成した帳簿や書類をそのまま電子データで保存する方法です。手書きで作成している場合などはこの電子帳簿等保存をすることはできません。

【電子帳簿等保存が可能なもの】

・総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などの帳簿

・棚卸表、貸借対照表、損益計算書などの書類

・自身が作成した注文書、契約書、領収書などの書類

②スキャナ保存

紙で受領した書類や作成した帳簿をスキャンして、スキャンしたデータを保存する方法です。

【スキャナ保存が可能なもの】

・棚卸表、貸借対照表、損益計算書などの書類

・自身が作成した注文書、契約書、領収書などの書類

・取引先から交付を受けた注文書、契約書、領収書などの書類

③電子取引

電子データで送受信した取引に関する情報をそのままデータで保存する方法です。

【電子データで保存が可能な電子取引に関する情報】

取引に関して、受領・交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書などの書類に通常記載される情報

このように帳簿書類の種類によって可能な保存方法が異なります。また、保存方法によって異なる要件が定められています。

電子帳簿保存法のメリット・デメリット

電子帳簿保存法を利用する主なメリット・デメリットは次のとおりです。

＜メリット＞

①書類の保管が不要になる！

法人の場合、帳簿書類は7年間保存（繰越欠損金があるときは10年間）しておかなければなりません。事業規模が大きければ、保存しなければならない書類は膨大なものとなります。その書類のほとんどは、普段見ることがないものなので、倉庫などに保管することになるでしょう。そして、いざ必要となったときには、倉庫から取り寄せをしたりして、膨大な書類の中から探し出さないといけません。つまり、紙の書類は、見たいときにすぐに見ることができません。

これらを電子データで保存することができれば、書類の保管は不要になりますし、電子データであれば検索もスムーズにできるでしょう。