2023年10月1日からインボイス制度が始まります。今回はインボイス制度導入に向けて必要な準備について解説します。しっかりと確認しておきましょう！

インボイス制度の導入までに必要な準備

2023年10月1日からのインボイス制度導入に備えて、多くの準備が必要になってくると思われます。

インボイス制度の概要はこちらの記事を参考にしてください。
（関連記事）インボイス制度とは？概要や対策についてわかりやすく解説

では、見ていきましょう。

１．インボイス制度について各部門に周知する

会社の中でインボイス制度の影響を最も大きく受けるのは経理部門と思われますが、経理部門以外にも影響を与える可能性があるため、経理部門以外の従業員も理解しておかなければなりません。しかし、一般的に経理部門以外の従業員の方は、あまり自身と関係のないものと考えて、理解していないことが多いでしょう。

経理部門以外の従業員のインボイス制度の理解が深まっていないと、必要な書類が保存されていなかったり、インボイスが受領できておらず会計処理や仕入税額控除の影響を与えるなど、導入後に多くの問題が生じる可能性があります。これでは、結局、経理部門の負荷が大きく増えてしまうことになります。

そのため、インボイス制度について各部門に周知しておくことが必要です。

２．取引先に登録番号を通知する

登録申請が終わり、税務署から登録番号が通知されたら、それを主要な得意先に対して伝えておくとよいでしょう。仕入先には通知する必要はありません。

インボイス制度導入前には取引先から登録番号等について確認を受ける可能性があります。
それらに個別に対応するよりも、こちらの様式で予め一斉に通知する方が効率的です。

３．取引先に適格請求書発行事業者の登録状況を確認する

仕入先に対してはインボイス制度の対応状況や登録番号について確認しておきましょう。

対応状況については「登録済み、これから登録する、登録しない、検討中」の４つの回答を用意したアンケートを行うとよいでしょう。

登録が終わり登録番号を確認できたら、システムに登録している仕入先に登録確認済みであることがわかるようなフラグをつけておくとよいでしょう。

（例）
仕入先の相手先名
●●株式会社
⇒●●株式会社*

名称の末尾に「*」などの目印を付けるようにすれば、適格請求書発行事業者かどうかがシステム上で判断することができるようになります。

４．免税事業者など適格請求書発行事業者以外の事業者への対応を検討する

取引先への適格請求書発行事業者の登録状況を確認した結果、「登録しない」との回答を受けた場合、今後その取引先との取引については仕入税額控除が制限されることとなります。

このため、インボイス制度の実施を契機に、仕入先である免税事業者との取引について、取引価格の引下げなど条件の見直しをすることが考えられます。ただし、下請法や独占禁止法上問題とならないように注意しましょう。

５．取引先との契約書を確認する

継続契約で契約書に基づいて支払いをしているような場合は請求書（インボイス）が発行されないこともあります。この場合は、契約書に、インボイスの要件とされている記載事項が記載されているかどうかがポイントとなってきます。

インボイス制度の導入前に作成された契約書の場合は、登録番号などの必要な事項が記載されていない可能性が高いでしょう。

そのような場合は、再度契約書を作成するか、覚書などで必要な事項の通知を受けるかしなければなりません。

これは自社が売り手である場合、買い手である場合、それぞれについて対応が必要です。

６．システム改修の必要性を検討する

システムを使って請求書や領収書を発行しているような場合はシステムの改修が必要となる可能性もあります。また会計システムも改修が必要となる可能性があります。システム改修の必要性やスケジュールについて検討しましょう。

７．帳簿保存方法の方法を検討する

インボイス制度導入後は、発行したインボイスは控と受け取ったインボイスの原本を一定期間保存することが必要となります。

従来より受け取った請求書や領収書の原本は保存しているでしょうから、受け取ったインボイスの保存方法はこれまでと大きく変える必要はないと思われますが、インボイスの要件を満たしているかどうかの確認を行う体制を作っておかなければなりません。

また、発行した請求書の控えの保存方法についても検討しておかなければなりません。データで保存する場合は電子帳簿保存法の要件を考慮しておくことが必要です。

これらを経理部門以外で行う場合でも問題がないような体制にしておかなければなりません。インボイス制度の実施を契機として、ITツールを使った効率化や業務フローの見直しなどを行うことも考えられるでしょう。

８．経理処理方法を確認する

インボイス制度導入後は、現在の消費税の課税区分の判定に加えて、取引の相手先が適格請求書発行事業者かどうかという判定が必要となります。

会計システムの入力方法やチェックの方法などの経理処理方法について確認しておくことが必要です。

９．経理部門の負荷と必要な対応を確認する

インボイス制度導入により、経理部門の業務量が増加することはあっても、減少することはありません。どの程度の業務量が増加しそうかを見積り、インボイス制度の導入後も、問題なく経理業務をこなすことができる体制を作っておかなければなりません。

まとめ

インボイス制度導入に向けて必要な準備について解説しました。規模の大きな会社であれば、相当程度の準備が必要となってきますから、少しでも早くインボイス制度への対応準備に着手しましょう。また、経理部門以外の人に対するインボイス制度の周知も、導入後、スムーズに業務が進むかどうかのポイントになってくるでしょう。